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日本サーバス会則
創立 1962年9月8日
制定第22回国内会議
（2000年3月19日）
2023年4月25日一部改定
第１章 総則
名称
第1条 本会は、日本サーバス（英語表記Servas Japan）という。
名称の使用
第1条の２ 本会の会員が「日本サーバス（英語表記Servas Japan）」の名称を使用した場合で、会長がその使用が不適当と認めたときは、それを禁止させることができる。
定義
第２条 本会は、スイスに本部を置くServas International (国連から協議資格のあるNGOとして認められている団体)に属する非営利、非政治的で、特定の宗教や思想に属さない国際的な、民間親善平和団体である。
本部
第３条 本会の本部は、日本サーバス会長の指定する場所に置く。
構成
第４条 本会は、北海道、東北、関東、東海北陸、近畿、中国四国、九州の７支部から構成される。
目的
第５条 本会は、主に会員同士のホームステイによる交流を通じて、善意、相互理解および相互の寛容を深めることによって、世界平和の促進に寄与することをその目的とする。
活動
第６条 本会は、前条の目的を達成するために、次の活動をする。
（１） 国内外の会員相互の親善交流の推進
（２） 国際交流の企画および推進
（３） 海外サーバスおよび他の民間親善団体との連携協力
（４） その他、本会の目的を達成するための活動
第２章 会員
会員
第７条 本会の会員とは、本会の趣旨に賛同して積極的に協力を約束し、所定の入会手続きを経た個人や家族をいい、ホスト会員およびトラベラー会員によって構成される。
２ ホスト会員とは、国内外の認定トラベラーを受け入れること、加えて認定トラベラーとしてホームステイの意思がある個人や家族をいう。
３ トラベラー会員とは、ホスト会員以外でトラベラーとして認定された個人をいい、会員資格に期限があり、他の認定トラベラーの受け入れ資格を有さない。トラベラー会員は、本人の意思により、所定の手続きを経てホスト会員になることができる。
４ ホスト会員の家族は、その申し出により家族会員になることができる。
入会および会員資格の変更
第８条 本会に入会を希望する者は、本会の面接担当者との面接を経て、入会に必要な書類を提出し、所定の会費を納入する。
２ トラベラー会員からホスト会員への変更を希望するものは、本会の面接担当者との面接を経て、ホスト会員として必要な書類を提出し、所定の会費を納入する。
会員資格の喪失
第９条 本会の会員は、以下の事由により会員としての資格を喪失する。
(１) 退会届を提出したとき
(２) 死亡したとき
(３) トラベラー会員は、認定書の有効期限が切れたとき
(４) 会費を滞納したとき
(５) 本会を悪用、またはその目的に反する行為をしたとき
(６) 会の運営に著しく支障を与えたとき
(７) 本会が解散したとき
会費
第１０条 本会のホスト会員は、所定の年会費を納めなければならない。
２ 既納の年会費は返還しない。
３ 年会費は、支部が支部会員から徴収し、支部会員の人数に応じて、所定の支部拠出金を本部会計に収めなければならない。
第３章 トラベラー認定
認定トラベラー
第１１条 本会の認定トラベラーとは、以下の個人をいう。
(１) ホスト会員であって、所定の手続きを経てトラベラーとして認定された個人
(２) 本会の趣旨に賛同して積極的協力と規則の遵守を約束し、所定の手続きを経てトラベラー会員となった個人
認定
第１２条 本会のトラベラー認定を希望する者は、本会の面接担当者との面接を経て、認定に必要な書類を提出し、所定の認定料を納入する。
２ トラベラー会員の認定は、同一人については３回までとする。
トラベラー資格の喪失
第１３条 本会の認定トラベラーは、以下の事由により認定トラベラーとしての資格を喪失する。
（１） 発行された認定料の有効期限が切れたとき
（２） 死亡したとき
（３） 本会を悪用、またはその目的に反する行為をしたとき
（４） 会の運営に著しく支障を与えたとき
（５） 本会が解散したとき
認定料
第１４条 本会の認定トラベラーは、所定の認定料を納めなければならない。
２ 既納の認定料は返還しない。
第４章 役員
本部役員
第１５条 本会の本部役員は、次の通りと定める。ただし、会計監査以外は兼任を妨げない。
（１） 会長 1名
（２） 副会長 1名
（３） ピースセクレタリー 1名
（４） 会員情報および文書管理者 1名
（５） 会計 1名
（６） 会計監査 1名
（７） IT委員長 1名
（８） ユース部長 1名
支部役員
第１６条 本会の支部役員は、次の通りと定める。ただし、会計監査以外は兼務を妨げない。
(１) 支部長 1名
(２) 副支部長 若干名
(３) 会計 1名
(４) 会計監査 1名
(５) ホストコーディネーター 若干名
(６) 面接担当者 若干名
２ 支部の裁量により、事務局長、書記、ユース担当、IT担当などを設けることができる。
選出
第１７条 本会の本部役員は、国内会議においてホスト会員の中から選出する。選出方法については別途定める。
２ 本会の支部役員は、各支部会議においてホスト会員の中から選出する。
本部役員の職務
第１８条 本会の本部役員は、次の職務を各々遂行する。
(１) 会長は、本会を代表し、本会の運営および管理を総括し、国際本部や各国との連絡にあたる。
(２) 副会長は、会長を補佐し、会長不在のときはその職務を代行する。また、会長の指示により特定の職務を遂行する。
(３) ピースセクレタリーは、本会の目的を促進し、国際本部や各国ピースセクレタリーとの連絡にあたる。
(４) 会員情報および文書管理者は、会員情報や会則・内規、国内会議議事録などの公式重要文書の管理・保存を行う。
(５) 会計は、本会の財政とその出納を管理し、その収支決算を年1回会員に報告する。
(６) 会計監査は、本部会計を監査する。
(７) IT委員長は、インターネットを利用した日本サーバスのWebサイトや国際サーバスオンラインシステム等の維持・管理に努める。
(８) ユース部長は、ユース部を代表し、部の運営および管理を総括し、国際本部や各国のユース活動担当者との連絡にあたる。
支部役員の職務
第１９条 本会の支部役員は、次の職務を各々遂行する。
(１) 支部長は、その支部を代表し、支部の運営および管理を総括し、本部や各支部との連絡にあたる。
(２) 副支部長は、支部長を補佐し、支部長不在のときときはその職務を代行する。また、支部長の指示により特定の職務を遂行する。
(３) 会計は、支部財政とその出納を管理し、その収支決算を年1回支部会員に報告する。
(４) 会計監査は、支部会計を監査する。
(５) ホストコーディネーターは、ホストとトラベラー間の連絡、調整にあたる。
(６) 面接担当者は、本会への入会希望者およびトラベラー認定の面接をする。
(７) 事務局長は、支部の事務をつかさどる。
(８) 書記は、支部会議等の記録を行う。
(９) ユース担当は、支部ユース部のとりまとめを行う。
役員の任期
第２０条 本会の本部および支部役員の任期は、２年とする。ただし、再任を妨げない。
２ 補欠により就任した役員の任期は、前任者の残任期間とする。
３ 役員は、任期満了後でも後任者が就任するまでは、その職務を行うものとする。
役員の解任
第２１条 役員が次の各号のいずれかに該当するときは、本部役員と支部長の４分の３以上の議決により、これを解任することができる。
(１) 職務上の義務違反や役員としてふさわしくない行為があったと認められるとき
(２) 本会の運営に著しく支障を与えたとき
名誉会長および顧問
第２２条 本会に、名誉会長および顧問を置くことができる。
２ 名誉会長および顧問は、国内会議の承認を得て委嘱する。
３ 名誉会長は、本会の会務に関する重要な事項について、本部役員の諮問に応ずる。
４ 顧問は、本会の運営に関する重要な事項について、本部役員および支部役員の諮問に応ずる。
第５章 会議
国内会議
第２３条 国内会議は、会員で構成し、2年1回以上会長が招集する。
２ 国内会議の招集は、開催の日から少なくとも1カ月以上前に文書にて通知する。
３ 国内会議の議長は、その国内会議に出席した会員の中から互選により選出する。
４ 国内会議では、本部役員と各支部長が議決投票権を持つ構成員（以下「構成員」という。以下同じ。）となる。議事を進めるための定足数は構成員の３分の２とする。
５ 国内会議の議決は、構成員で行い、出席した構成員の過半数を以って成立する。可否同数のときは議長の決するところによる。
６ 事情により国内会議に出席できない構成員は、他の構成員または議長に議決投票権を委任することができる。支部長については、副支部長に議決投票権を委任し、出席させることができる。議決投票権を委任した構成員は、第４項および前項について、出席したものとみなす。
７ 国内会議においては、主に次の事項を協議する。
（１） 日本サーバス本部・支部活動報告および本部収支決算の承認
（２） 本部活動計画および本部予算の承認
（３） 会則および各種事項の改正
（４） 本部役員の選出
（５） その他、活動上の必要事項
８ 日本サーバスの活動に支障が生じ、緊急に協議・決議を要する事態が生じ、通常の国内会議をもつ余裕が無いときは、日本サーバス構成員メーリングリスト（以下[メーリングリスト」という。）、または議決権保持者によるオンライン会議を利用し、会長の発議により、構成員による国内会議を開くことができる。この場合、議決はメーリングリストに登録している構成員により行い、設定される回答期限までになされない場合、当該議題に対する棄権とみなす。可否同数のときは会長の決するところによる。
９ 国内会議が開催されない年度については、本部収支決算の承認および予算の承認は前項のメーリングリスト、または議決権保持者によるオンライン会議を利用する。
支部会議
第２４条 支部会議は会員で構成し、年1回以上支部長が招集する。
２ 支部会議の招集は、開催の日から少なくとも１週間以上前に文書にて通知する。
３ 支部会議においては、主に次の事項を協議する。
（１） 支部活動報告および支部収支決算の承認
（２） 支部の活動計画および予算の承認
（３） 支部役員の選出
（４） その他、活動上の必要事項
旅費の補助
第２５条 本会の会員が国際会議に日本サーバスの代表として出席する場合、また国内会議に第２３条第４項の構成員として出席する場合は、予算の範囲内で本部は旅費を補助することができる。支部長の議決投票権を委任された副支部長も構成員と同じ補助の対象者となる。
第６章 会計
会計年度
第２６条 本会の会計年度は、毎年１月１日に始まり１２月３１日に終わる。
経費
第２７条 本会の経費は、年会費およびその他の収入によるものとする。
第７章 会則改正
第２８条 本会の会則は、国内会議の議決権保持者の３分の２以上の賛成を得て、改定することができる。
第８章 附則
第２９条 本会の運営および会則の実施について必要な事項は、内規で別に定める。
第３０条 この会則は、２０００年４月１日より実施する。
・２００１年３月 ３日 一部改定（名称の使用、旅費の補助）
・２００２年３月２９日 一部改定（本部役員、支部役員の兼務）
・２００３年３月 １日 一部改定（副支部長の設置）
・２００６年３月１８日 一部改定（予算の承認）
・２００７年３月１７日 一部改定（IT担当役員の設置、表記の一部変更）
・２０１１年５月２９日 一部改定（IT委員長の設置等）
・２０１２年３月１８日 一部改定（ユース部会長の設置等）
・２０１８年３月１７日 一部改定（役員の選出方法、国内会議の議長、構成員の定足数、国内会議の議決、委任状の扱い、国内会議における協議事項、メーリングリストによる国内会議、支部会議における協議事項）
・２０１９年３月１６日 一部改定（副支部長の設置、IT担当、IT委員長の職務、国内会議の開催回数、メーリングリストの利用、旅費の補助）
・２０２１年３月１３日 一部改定（ホスト会員の定義、役員名および職務の変更、年会費の徴収、オンライン会議の利用）
・２０２３年３月１２日 一部改定（会則と内規の関係）
・２０２３年４月２５日 一部改定（ホストリスト担当役員の廃止、会員情報および文書管理者の設置）