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日本サーバス会則
創立 １９６２年９月８日
制定第２２回国内会議
（２０００年３月１９日）
２０２５年３月１５日一部改定
第１章 総則
名称
第１条 本会は、日本サーバス（英語表記：Servas Japan）とする。
名称の使用
第１条の２ 本会の会員が「日本サーバス（英語表記：Servas Japan）」の名称を使用した場合、会長がその使用を不適当と認めたときは、その使用を禁止することができる。
定義
第２条 本会は、スイスに本部を置くServas International（国連から協議資格のあるNGOとして認められている団体）に属する非営利・非政治的な団体であり、特定の宗教や思想に属さない国際的な民間親善平和団体である。
本部
第３条 本会の本部は、日本サーバス会長の指定する場所に置く。
構成
第４条 本会は、北海道、東北、関東、東海北陸、近畿、中国四国、九州の７支部から構成される。
目的
第５条 本会は、会員同士のホームステイによる交流を通じて、善意・相互理解・相互寛容を深め、世界平和の促進に寄与することを目的とする。
活動
第６条 本会は、前条の目的を達成するために、次の活動を行う。
（１） 国内外の会員相互の親善交流の推進
（２） 国際交流の企画および推進
（３） 海外サーバスおよび他の民間親善団体との連携協力
（４） その他、本会の目的を達成するための活動
第２章 会員
会員
第７条 本会の会員とは、本会の趣旨に賛同し、積極的に協力することを約束し、所定の入会手続きを経た個人または家族を指す。会員は、ホスト会員およびトラベラー会員で構成される。
（１） ホスト会員：国内外の認定トラベラーを受け入れることができる個人または家族。希望により認定トラベラーとして国内外の会員とホームステイやデイホストのサービスを受けられる。
（２） トラベラー会員：ホスト会員以外で、トラベラーとして認定された個人。会員資格には期限があり、他の認定トラベラーを受け入れることはできない。ただし、本人の意思により所定の手続きを経てホスト会員になることができる。
（３） 家族会員：ホスト会員の家族であり、申し出により登録できる。
入会および会員資格の変更
第８条 本会に入会を希望する者は、本会の面接担当者との面接を経て、入会に必要な書類を提出し、所定の入会金と会費を納入するものとする。
２ トラベラー会員からホスト会員への変更を希望する者は、本会の面接担当者との面接を経て、ホスト会員として必要な書類を提出し、所定の会費を納入する。
会員資格の喪失
第９条 本会の会員は、以下の事由により会員資格を喪失する。
（１） 退会届を提出したとき
（２） 死亡したとき
（３） トラベラー会員は、認定書の有効期限が切れたとき
（４） 会費を滞納したとき
（５） 本会を悪用した場合、または本会の目的に反する行為を行ったとき
（６） 会の運営に著しく支障を与えたとき
（７） 本会が解散したとき
会費
第１０条 本会のホスト会員は、所定の年会費を納めなければならない。
２ 既納の年会費は返還しない。
３ 年会費は、支部が支部会員から徴収し、支部会員の人数に応じて、所定の支部拠出金を本部会計に納めなければならない。
第３章 トラベラー認定
認定トラベラー
第１１条 本会の認定トラベラーとは、以下のいずれかに該当する個人を指す。
（１） ホスト会員であり、所定の手続きを経てトラベラーとして認定された個人
（２） 本会の趣旨に賛同し、積極的に協力し、規則を遵守することを約束し、所定の手続きを経てトラベラー会員となった個人
認定
第１２条 トラベラー認定を希望する者は、本会の面接担当者との面接を経て、認定に必要な書類を提出し、所定の認定料を納入する。
２ トラベラー会員の認定は、同一人につき3回までとする。
トラベラー資格の喪失
第１３条 本会の認定トラベラーは、以下の事由により資格を喪失する。
（１） 認定書の有効期限が切れたとき
（２） 死亡したとき
（３） 本会を悪用した場合、または本会の規則に反する行為を行ったとき
（４） 会の運営に著しく支障を与えたとき
（５） 本会が解散したとき
認定料
第１４条 本会の認定トラベラーは、所定の認定料を納めなければならない。
２ 既納の認定料は返還しない。
第4章 役員
本部役員
第１５条 本会の本部役員は、以下の通りとする。ただし、会計監査以外の兼任を認める。
（１） 会長 1名
（２） 副会長 1名
（３） ピースセクレタリー 1名
（４） 会員情報および文書管理者 1名
（５） 会計 1名
（６） 会計監査 1名
（７） IT委員長 1名
（８） ユース部長 1名
支部役員
第１６条 本会の支部役員は、次の通りとする。ただし、会計監査以外の兼務を認める。
（１） 支部長 1名
（２） 副支部長 若干名
（３） 会計 1名
（４） 会計監査 1名
（５） ホストコーディネーター 若干名
（６） 面接担当者 若干名
（７） 各支部の裁量により、事務局長・書記・ユース担当・IT担当などの役職を設けることができる。
選出
第１７条 本会の本部役員は、国内会議においてホスト会員の中から選出する。選出方法については別途定める。
２ 本会の支部役員は、各支部会議においてホスト会員の中から選出する。
本部役員の職務
第１８条 本会の本部役員は、それぞれ以下の職務を遂行する。
（１） 会長：本会を代表し、運営および管理を総括し、国際本部や各国との連絡にあたる。
（２） 副会長：会長を補佐し、会長不在時はその職務を代行する。また、会長の指示により特定の職務を遂行する。
（３） ピースセクレタリー：本会の目的を促進し、国際本部や各国のピースセクレタリーと連絡をとる。
（４） 会員情報および文書管理者：会員情報、会則・内規、国内会議議事録などの公式重要文書の管理・保存を行う。
（５） 会計：本会の財政と出納を管理し、その収支決算を年1回会員に報告する。
（６） 会計監査：本部会計を監査する。
（７） IT委員長：日本サーバスのWebサイトや国際サーバスオンラインシステムなどの維持・管理を行う。
（８） ユース部長：ユース部を代表し、部の運営および管理を総括し、国際本部や各国のユース活動担当者との連絡を担当する。
支部役員の職務
第１９条 本会の支部役員は、それぞれ以下の職務を遂行する。
（１） 支部長：支部を代表し、運営および管理を総括し、本部や他の支部と連絡をとる。
（２） 副支部長：支部長を補佐し、支部長不在時はその職務を代行する。また、支部長の指示により特定の職務を遂行する。
（３） 会計：支部の財政と出納を管理し、収支決算を年1回支部会員に報告する。
（４） 会計監査：支部会計を監査する。
（５） ホストコーディネーター：ホストとトラベラー間の連絡・調整を行う。
（６） 面接担当者：本会への入会希望者およびトラベラー認定希望者の面接を行う。
（７） 事務局長：支部の事務を担当する。
（８） 書記：支部会議などの記録を行う。
（９） ユース担当：支部ユース部の運営を行う。
役員の任期
第２０条 本会の本部および支部役員の任期は、２年とする。ただし、再任を認める。
２ 補欠により就任した役員の任期は、前任者の残任期間とする。
３ 役員は、任期満了後も後任者が就任するまで職務を継続するものとする。
役員の解任
第２１条 役員が次のいずれかに該当するときは、本部役員と支部長の4分の3以上の議決により解任することができる。
（１） 職務上の義務違反や、役員としてふさわしくない行為があったと認められるとき。
（２） 本会の運営に著しく支障を与えたとき。
名誉会長および顧問
第２２条 本会に、名誉会長および顧問を置くことができる。
２ 名誉会長および顧問は、国内会議の承認を得て委嘱する。
３ 名誉会長は、本会の会務に関する重要な事項について、本部役員の諮問に応ずる。
４ 顧問は、本会の運営に関する重要な事項について、本部役員および支部役員の諮問に応ずる。
第５章 会議
国内会議
第２３条 国内会議は、通常国内会議、臨時国内会議および議決権保持者メーリングリスト国内会議の３種類とする。
２ 通常国内会議および臨時国内会議は、会員で構成し、直接対面またはオンラインで実施する。
３ 議決権保持者メーリングリスト国内会議は、議決権保持者を登録したメーリングリスト上で実施する。
４ 通常国内会議では、主に以下の事項を協議する。
（１） 日本サーバス本部・支部活動報告および本部収支決算の承認
（２） 本部活動計画および本部予算の承認
（３） 会則および各種事項の改正
（４） 本部役員の選出
（５） その他、活動上の必要事項
５ 通常国内会議は、2年に1回開催する。
６ 臨時国内会議は、第4項に定める事項のいずれかについて協議・決議が必要になった場合で、議決権保持者の3分の1以上の請求があった場合、または、会長が必要と認めた場合、に開催する。
７ 議決権保持者メーリングリスト国内会議は、第4項に定める協議事項のうち、「会則の重要項目」「本部役員の選出」以外の案件で以下の状況において会長の発議により開催する。
（１） 日本サーバスの活動に支障が生じ、緊急に協議・決議を要する場合
（２） 臨時国内会議を開催する余裕がない場合
８ 通常国内会議および臨時国内会議の招集は、それぞれ開催日の少なくとも３週間および１週間以上前に文書で通知する。
９ 通常国内会議および臨時国内会議の議長は、当該国内会議に出席した会員の中から互選により選出する。
１０ 国内会議では、本部役員と各支部長が議決投票権をもつ議決権保持者となる。議事を進めるための定足数は議決権保持者の３分の２とする。
１１ 通常国内会議および臨時国内会議の議決は、出席した議決権保持者の過半数の賛成をもって成立する。可否同数の場合は、議長が決定する。
１２ 議決権保持者メーリングリスト国内会議の議決は、メーリングリストに登録している議決権保持者全員により行い、議決権保持者の過半数を以って成立する。ただし、設定される回答期限までに投票がなされない場合、当該議題に対する棄権とみなす。可否同数のときは継続審議とする。
１３ 議決権保持者が国内会議に出席できない場合、以下の方法で議決投票権を委任できる。
o 他の議決権保持者または議長に委任できる。
o 本部役員は国内会議で認められた職務代行者に、支部長は副支部長にそれぞれ委任できる。
o 議決投票権を委任した場合、第10項および前項において、出席したものとみなす。
１４ 通常国内会議が開催されない年度については、本部収支決算および予算の承認は、議決権保持者メーリングリスト国内会議を利用する。
支部会議
第２４条 支部会議は会員で構成し、年１回以上、支部長が招集する。
２ 支部会議の招集は、開催日の少なくとも１週間前までに、文書で通知する。
３ 支部会議では、主に以下の事項を協議する。
（１） 支部活動報告および支部収支決算の承認
（２） 支部の活動計画および予算の承認
（３） 支部役員の選出
（４） その他、活動上の必要事項
旅費の補助
第２５条 本会の会員が国際会議に日本サーバスの代表として出席する場合、または国内会議に第２３条第１０項の議決権保持者として出席する場合、本部は予算の範囲内で旅費を補助することができる。
２ 第２３条の第１３項目により議決投票権を委任された役員も、議決権保持者と同様に補助の対象とする。
第６章 会計
会計年度
第２６条 本会の会計年度は、毎年１月１日に始まり、１２月３１日に終わる。
経費
第２７条 本会の経費は、年会費およびその他の収入をもって充てる。
第７章 会則改正
第２８条 本会の会則は、国内会議の議決権保持者の３分の２以上の賛成を得て改定することができる。
第８章 附則
第２９条 本会の運営および会則の実施について必要な事項は、内規で別途定める。
施行および改定履歴
第３０条 この会則は、2000年4月1日より施行する。
改定履歴
· ２００１年３月 ３日 一部改定（名称の使用、旅費の補助）
· ２００２年３月２９日 一部改定（本部役員、支部役員の兼務）
· ２００３年３月 １日 一部改定（副支部長の設置）
· ２００６年３月１８日 一部改定（予算の承認）
· ２００７年３月１７日 一部改定（ＩＴ担当役員の設置、表記の一部変更）
· ２０１１年５月２９日 一部改定（ＩＴ委員長の設置等）
· ２０１２年３月１８日 一部改定（ユース部会長の設置等）
· ２０１８年３月１７日 一部改定（役員の選出方法、国内会議の議長、構成員の定足数、国内会議の議決、委任状の扱い、国内会議における協議事項、メーリングリストによる国内会議、支部会議における協議事項）
· ２０１９年３月１６日 一部改定（副支部長の設置、ＩＴ担当、ＩＴ委員長の職務、国内会議の開催回数、メーリングリストの利用、旅費の補助）
· ２０２１年３月１３日 一部改定（ホスト会員の定義、役員名および職務の変更、年会費の徴収、オンライン会議の利用）
· ２０２３年３月１２日 一部改定（会則と内規の関係）
· ２０２３年４月２５日 一部改定（ホストリスト担当役員の廃止、会員情報および文書管理者の設置）
· ２０２５年３月１５日 一部改定（ホスト会員の定義、国内会議、旅費の補助）